ТОП 5 ошибок кадрового делопроизводства

Сегодня многие начинающие бизнесмены, стремясь сократить издержки в условиях ограниченного стартового капитала, пытаются вести кадровое делопроизводство самостоятельно, не прибегая к помощи квалифицированных специалистов. При этом трудовые контракты некоторые предприниматели зачастую скачивают из интернета, не потрудившись проверить их ни на соответствие действующему законодательству, ни на логику текста, ни даже на грамматические ошибки. Результатом такой экономии могут стать серьезные и зачастую плачевные последствия для бизнеса. Рассмотрим типичные ошибки, которые совершают руководители при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства.

Ошибка 1: Отсутствие записи об окладе

Открытие нового бизнеса всегда связано с определенной долей риска: трудно предугадать как скоро компания сможет стать полноценным игроком на рынке и приносить ожидаемую выручку, чтобы обеспечить достойный заработок сотрудников. В связи с этим, стороны или одна из сторон зачастую предпочитает не указывать сумму оклада в контракте, а оговаривать ее в устном порядке. Проблемы возникают, когда сотрудник, возмущаясь низкой зарплатой или отсутствием таковой, обращается в суд. При этом нередко работник редактирует свой экземпляр контракта, вписывая сумму оклада в пустое поле самостоятельно, а затем предъявляет его суду. Судебной практике известны случаи, когда требования сотрудника материального характера удовлетворялись, и нанимателя обязывали выплатить ту сумму, которая указана в «отредактированном» контракте.

Напоминаем, размер оплаты труда – существенное условие трудового контракта, которое не может быть проигнорировано. Причем если раньше в контрактах часто указывалась формулировка «с окладом согласно штатному расписанию», то сегодня юристы и «кадровики» настоятельно призывают от нее отказаться ввиду ее размытости и некорректности.

Ошибка 2: Указание в контракте минимального размера оплаты труда

Данная ошибка является дополнением предыдущей, когда наниматель, желая снизить отчисления в ФСЗН, указывает в трудовом контракте минимальный размер оплаты труда. Однако данная величина, определяемая Советом Министров, не постоянная и регулярно индексируется, исходя из экономических реалий в стране. Так, выплата окладов сотрудникам ниже минимального уровня может является основанием для привлечения нанимателя к административной ответственности.

На практике выплата минимальной заработной платы дополняется всевозможными премиями и бонусами, что формирует «к вычету» оговоренную с сотрудником сумму оклада, однако создает дополнительную нагрузку на бухгалтерию. Если Вы не готовы постоянно контролировать актуальность заработной платы в трудовых контрактах и создавать своему бухгалтеру дополнительные трудности, то указывайте при оформлении трудовых отношений оклад выше установленного минимума.

Ошибка 3: Описки, ошибки, опечатки

При самостоятельном ведении кадрового делопроизводства, особенно при скачивании контрактов из интернета, руководитель нередко допускает неточности, опечатки или ошибки, которые, тем не менее, могут иметь серьезные последствия для бизнеса. К самым распространенным таким ошибкам относят:

  • Несоответствие цифровых значений с прописными, указанными в скобках.
  • Указание оплаты в неденоминированных рублях в контрактах, заключенных после 1.07.2016. В судебной практике встречались случаи, когда сотрудники требовали у бывших работодателей свои «миллионы», которые были указаны ими в контракте.
  • Некорректность указания ставки. Так, например, в контракте указано, что работник принимается на четверть ставки, но не конкретизировано, является ли указанный оклад оплатой за полную ставку и подлежит дроблению или же указанная сумма целиком и есть тот оклад за четверть ставки, который должен получать работник.
  • Оперирование устаревшими данными, не соответствующими действующему законодательству.
  • Некорректное указание должности (к примеру, оператор по клинингу).

Ошибка 4: Невнимательное изучение документов сотрудника

С такой ошибкой чаще всего сталкиваются предприниматели, бизнес которых развился до такой степени, что требует масштабируемости, а средств на найм компетентных «кадровиков» или времени на скрупулезное заполнение трудовых контрактов нет. Наспех оформленные трудовые отношения, «на коленке» составленные контракты и запись паспортных данных на слух могут повлечь за собой серьезные последствия для бизнеса.

Мы, в компании «Аутстаффинг ТМ», рекомендуем отвести достаточно времени на изучение данных работника и его документов при приеме на работу. В противном случае бизнесу может быть нанесен серьезных урон: от проблем с проверяющими органами, до невозможности найти сотрудника, совершившего хищение из кассы, зная только его приметы.

Не стоит забывать и о том, что на законодательном уровне предъявляются определенные требования к ряду должностей, например, права на управление ТС определенной категории, справки о состоянии здоровья, сертификаты о получении квалификации. Отвечать за несоблюдение этих требований, в случае проверки, будет наниматель, а не сотрудник.

Ошибка 5: Несоответствие контракта потребностям компании

Не желая тратить время на написание должностных инструкций, руководитель рискует получить дополнительные проблемы для бизнеса, не говоря уже о возникновении трудовых споров с сотрудниками. Если в контракте указана лишь информация о работнике, занимаемой им должности и окладе, то это повод задуматься, отвечает ли составленный договор потребностям фирмы.

Так, если для работника предполагаются особенные, нетипичные условия труда, например, работа из дома с возможностью взятия офисной техники или документов, то руководителю следует либо составить подробную должностную инструкцию, либо прописать это в контракте. Причем в данном случае в контракте должна быть указана в том числе ответственность работника за имущество фирмы, сроки его возврата.

Дата публикации: 12.05.2019